雖然我們都喜歡下載這個神奇的工具，它可以實(shí)現(xiàn)所有任務(wù)并涵蓋我們所需功能集中的所有內(nèi)容，但可用的選項過多使得找到一個功能強(qiáng)大的 項目管理 工具成為一項艱巨的任務(wù)。有成百上千的系統(tǒng)解決方案都專注于相同的功能——跟蹤和組織項目管理過程并加強(qiáng)團(tuán)隊協(xié)作。

要為您的團(tuán)隊找到最好的系統(tǒng)，請考慮您需要哪些功能來有效地管理您的項目。為確保您在搜索新系統(tǒng)時不會遺漏某些重要方面，請查看項目管理工具的必備功能。優(yōu)秀的項目管理系統(tǒng)功能包括：
1.項目計劃和調(diào)度
2.團(tuán)隊協(xié)作
3.時間跟蹤
4.報告
5.項目預(yù)算
6.計費(fèi)和報價

讀完本文后，您將對 項目管理 系統(tǒng)的基本功能有一個清晰的了解，并準(zhǔn)備好在為您選擇合適的 項目管理 系統(tǒng)時做出明智的決定。

一、計劃和調(diào)度

在管理團(tuán)隊時，讓每個人的任務(wù)和職責(zé)都清晰可見是非常重要的。 幫助避免誤解并知道將新任務(wù)委派給誰。

最好的在線項目管理系統(tǒng)可以將任務(wù)分配給團(tuán)隊成員并設(shè)置優(yōu)先級和截止日期。 每次計劃完成日期臨近且活動仍未完成時，將到期日期添加到任務(wù)會自動發(fā)送通知。

1.優(yōu)先任務(wù)

不用說，您還應(yīng)該能夠優(yōu)先考慮您的活動。 每當(dāng)出現(xiàn)緊急問題時，對任務(wù)進(jìn)行優(yōu)先排序是非常有用的。 通過使用帶有預(yù)定時間段的計劃工具，您可以在計劃的日程中快速騰出空間，而無需手動重新安排整個項目計劃。

2.敏捷任務(wù)管理工具

在領(lǐng)導(dǎo)項目團(tuán)隊時，您需要一個工具來概述所有即將開展的活動并將任務(wù)分配給團(tuán)隊成員。

任務(wù)管理功能在基于 Web 的工作計劃系統(tǒng)中幾乎無處不在，這意味著找到一個并不是一項艱巨的任務(wù)。 但是在尋找新的 項目管理 系統(tǒng)時不要忽視它，因?yàn)樗鼘τ诟咝У膱F(tuán)隊合作至關(guān)重要。

3.共享團(tuán)隊日歷

用于安排和組織會議的團(tuán)隊日歷是 項目管理 系統(tǒng)的另一個必備品。 建立與流行日歷工具同步的共享日歷可確保每個人都能收到通知并按時參加會議。 您還可以將重要的截止日期添加到您的團(tuán)隊日歷，以快速了解即將到來的里程碑。

如果您的團(tuán)隊成員使用不同的日歷，請查找流行日歷工具集成的 項目管理 工具。

4.計劃和任務(wù)調(diào)度工具

一個很棒的團(tuán)隊合作工具是規(guī)劃器功能，它概述了您所有計劃的項目任務(wù)，并使安排新活動非常容易。

以下是計劃員如何增強(qiáng)您的項目管理：

1）時間段視圖概述了為每個團(tuán)隊成員預(yù)訂了多少小時和任務(wù)，顯示了未安排的時間段
2）您將深入了解在項目的下一步中分配新任務(wù)的人
3）快速概覽每個人的任務(wù)和計劃外時間有助于設(shè)定切合實(shí)際的截止日期并避免超額預(yù)訂人員
4）每當(dāng)需要優(yōu)先處理緊急任務(wù)時，您可以將其他任務(wù)提前并為這些高優(yōu)先級任務(wù)騰出空間
5）如果一名團(tuán)隊成員提前完成了他們的任務(wù)，您可以在必要時為他們分配更多的職責(zé)。
6）您最終將擁有一個效率更高的項目團(tuán)隊

1.文件共享

最好的項目管理系統(tǒng)包括文件共享、共享日歷和聯(lián)系人列表的功能。 每個團(tuán)隊成員都可以將信息插入系統(tǒng)，其他人可以隨時隨地快速訪問。

一些 項目管理 工具允許將文件添加到項目以進(jìn)行快速共享。 在選擇您的項目系統(tǒng)時，請檢查它們是否提供免費(fèi)存儲空間來上傳您的文件和數(shù)據(jù)。

2.團(tuán)隊溝通

一些系統(tǒng)提供商在項目管理工具中構(gòu)建了一個信使應(yīng)用程序。

3.團(tuán)隊儀表板

如果可能，請選擇能夠創(chuàng)建每個人都可以訪問的團(tuán)隊儀表板的系統(tǒng)解決方案。 您可以向儀表板添加圖形、圖表、可視化指標(biāo)和關(guān)鍵績效指標(biāo) (KPI)。

團(tuán)隊儀表板可以作為項目 KPI 報告，是在會議期間使用、向每個人展示您跟蹤的指標(biāo)并將實(shí)際實(shí)時結(jié)果與計劃時間表進(jìn)行比較的完美工具。

查看 KPI 可以快速了解團(tuán)隊是否正在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，從而做出更明智的決策。 此外，您可以與團(tuán)隊成員共享圖表，以便每個人都可以表達(dá)他們對如何提高項目績效的想法。

了解有關(guān) KPI 儀表板以及如何創(chuàng)建儀表板的更多信息。

4.共享客戶數(shù)據(jù)

如果您在代理機(jī)構(gòu)工作，那么存儲和管理您的客戶數(shù)據(jù)非常重要。 最好的項目管理工具可幫助您做到這一點(diǎn)，并讓您創(chuàng)建可以與其他團(tuán)隊成員共享的客戶卡。
有關(guān)有用的客戶管理工具的更多示例，請參閱 20 項基本 CRM 功能列表。

例如，插入客戶的聯(lián)系信息并將項目和發(fā)票鏈接到客戶資料。 之后，您可以按不同類別快速管理和組織您的客戶，例如發(fā)票到期的公司、等待您的產(chǎn)品的人，甚至是值得信賴的合作伙伴。

三、文檔管理
您不是在 Excel 電子表格上管理所有項目數(shù)據(jù)，是嗎？ 您知道高達(dá) 88% 的電子表格包含錯誤嗎？ 查看您需要 Excel 替代品的所有業(yè)務(wù)流程。

1.可在一處訪問所有數(shù)據(jù)

在一個地方訪問所有項目信息不是很好嗎？ 包括計劃和完成的任務(wù)、過去和即將發(fā)生的日歷事件、客戶數(shù)據(jù)、項目資源、費(fèi)用和發(fā)送給客戶的賬單。

2.快速訪問您的數(shù)據(jù)

將所有數(shù)據(jù)收集到一個全面的 項目管理 工具中意味著您可以輕松地與您的團(tuán)隊共享它并通過幾次點(diǎn)擊訪問它。 無需在多個電子表格之間切換以查找數(shù)據(jù)位。

在搜索最佳項目管理系統(tǒng)時，請詢問公司他們的工具能夠存儲和管理哪些類型的信息。 并非所有 項目管理 工具都包括客戶關(guān)系管理 (CRM) 或發(fā)票自動化。

在一個地方收集信息的另一個未被充分利用的好處是您將獲得詳細(xì)的報告。 下一節(jié)將詳細(xì)介紹這一點(diǎn)。

四、報告
要成功管理您的項目，您需要了解需要快速解決的缺點(diǎn)和問題。 要全面了解您的項目進(jìn)度，您至少需要兩個功能——富有洞察力的報告和 KPI 儀表板。

1.可定制的報告

最好的項目管理系統(tǒng)包括收集您之前插入的項目數(shù)據(jù)并支持創(chuàng)建可定制報告的報告工具。

例如，您可以獲得有關(guān)項目預(yù)算、費(fèi)用、已完成任務(wù)和團(tuán)隊成員績效的報告。 由于您已經(jīng)為 項目管理 工具收集了大量數(shù)據(jù)集，因此您可以隨時創(chuàng)建新報告并選擇要包含在圖形或圖表中的參數(shù)和信息類別。

報告使您能夠快速了解項目的進(jìn)展情況，您還會注意到表現(xiàn)最佳的項目團(tuán)隊。 如果您的圖表上出現(xiàn)了負(fù)面趨勢，您可以立即采取行動。

如果您知道問題的根本原因，則更容易解決問題。 您可以通過比較多個報告并與您的團(tuán)隊成員討論來確定問題。

2.項目 KPI 儀表盤

跟蹤項目績效的最快方法是創(chuàng)建一個項目儀表板，該儀表板可實(shí)時自動更新信息。 包括重要指標(biāo)，如計劃和實(shí)際項目價值、進(jìn)度差異和已完成任務(wù)的百分比。

3.出于多種目的創(chuàng)建多個 KPI 報告：

（1）共享團(tuán)隊儀表板
（2）財務(wù)KPI報告
（3）項目績效儀表盤
（4）項目經(jīng)理儀表板

五、資源管理

不僅需要管理團(tuán)隊的時間。 您可能需要一個工具來跟蹤其他項目資源：例如，會議室和項目過程中使用的材料。

安排您的項目資源

一個出色的項目管理工具包括一個資源管理功能，概述所有計劃和計劃的資源并計算它們的使用成本。 這有助于避免過度分配和因缺乏資源而可能發(fā)生的沖突。

當(dāng)資源被過度使用時，您會立即注意到，并可以決定是限制其使用還是為其開發(fā)制定新的指導(dǎo)方針。

作為項目經(jīng)理，您可以管理資源并將其分配給特定任務(wù)，并確保每個人都擁有完成任務(wù)所需的資源和工具。

六、管理項目預(yù)算

項目越大，您需要記錄和管理的費(fèi)用就越多。 對于有效的費(fèi)用管理，Excel 電子表格不是一種選擇。

1.預(yù)算報告

您將需要一個項目管理工具來跟蹤您的費(fèi)用并提供快速清晰的預(yù)算績效報告。

最好的項目預(yù)算系統(tǒng)可為您提供有關(guān)項目費(fèi)用、支出和總額的每周和每月報告。 您還會注意到您的項目何時超出預(yù)算。

要將數(shù)據(jù)保存到您的計算機(jī)，您可以輕松導(dǎo)出您需要的所有數(shù)據(jù)。

2.項目預(yù)算儀表盤

創(chuàng)建財務(wù)報告儀表板并添加多個 KPI 以反映您的項目進(jìn)度。

將圖形和圖表添加到您的儀表板以獲取有關(guān)您的項目的實(shí)時更新。 要與團(tuán)隊成員共享儀表板或預(yù)算報告，請設(shè)置訪問權(quán)限，確保合適的人員接收數(shù)據(jù)。

3.計時計費(fèi)和自動開票

在代理機(jī)構(gòu)工作并與多個客戶打交道時，您還需要該系統(tǒng)來啟用時間計費(fèi)和發(fā)票。 您需要跟蹤在任務(wù)上花費(fèi)的時間，向用戶添加小時費(fèi)率并根據(jù)完成的工作編制發(fā)票。

4.時間跟蹤

使用時間跟蹤系統(tǒng)記錄在任務(wù)上花費(fèi)的時間，并使用數(shù)據(jù)來自動化您的發(fā)票流程。

您可以找到帶有集成時間跟蹤工具的 項目管理 系統(tǒng)，但它可能會以其他重要功能為代價。 總有可能將時間跟蹤解決方案集成到 項目管理 工具中，以記錄您的工作并將其鏈接到客戶資料和項目。

5.自動開票

雖然開具發(fā)票可能會占用您最好的時間，但有一種方法可以通過點(diǎn)擊幾下來編譯和轉(zhuǎn)發(fā)帳單。 您可以使用預(yù)先設(shè)計的 PDF 模板和自動為您發(fā)送發(fā)票的系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)。 最好的時間計費(fèi)系統(tǒng)可以為到期發(fā)票設(shè)置電子郵件提醒，并進(jìn)一步減輕您的工作量。

開始使用具有計時計費(fèi)功能的項目管理系統(tǒng)每周最多可以節(jié)省 10 小時的項目經(jīng)理時間。 嘗試發(fā)票自動化以確定它節(jié)省了多少時間。

七、總結(jié)

那么成功運(yùn)行項目團(tuán)隊需要哪些不可替代的項目管理系統(tǒng)功能？

您是在尋找一種工具來滿足您的所有需求，還是愿意為不同的活動使用多種工具？通常，多合一的 項目管理 工具具有更好的報告能力，并使您能夠在一個地方訪問所有項目數(shù)據(jù)。

找到完美的工具后，請確保遵循新系統(tǒng)實(shí)施過程的所有必要步驟，并為所有新工具產(chǎn)生高度的用戶接受度。

如果您仍然有問題，請聯(lián)系南京速優(yōu)云，全新的低代碼平臺+定制的方案，為您專屬定制項目管理系統(tǒng)，高效簡潔的方案一定會讓您耳目一新！

• 上一篇：項目管理系統(tǒng)有哪些類型？該怎么選擇？
• 下一篇：什么是酒店P(guān)MS？