首先，對(duì)組織或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中已有的系統(tǒng)和流程進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)以確定可能存在的差距至關(guān)重要。 它有助于了解當(dāng)前狀態(tài)以填寫仍需要的流程和解決方案需求。 之后，很容易確定哪些功能目前沒(méi)有得到滿足，以便更好地按時(shí)和按預(yù)算交付項(xiàng)目，并且可以開(kāi)始尋找有助于滿足這些需求的 PMIS 解決方案。

一、什么是 PMIS？
項(xiàng)目管理知識(shí)手冊(cè) PMBoK® 指南將 PMIS 描述為“由用于收集、集成和傳播項(xiàng)目管理過(guò)程輸出的工具和技術(shù)組成的信息系統(tǒng)。它用于支持項(xiàng)目從啟動(dòng)到結(jié)束的所有方面，并且可以包括手動(dòng)和自動(dòng)系統(tǒng)。”

無(wú)論項(xiàng)目的規(guī)模如何，它都有需要管理和組織的信息和數(shù)據(jù)。隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，圍繞它的信息量也在增加。幫助項(xiàng)目經(jīng)理控制和交付項(xiàng)目信息的系統(tǒng)變得必不可少。項(xiàng)目管理信息系統(tǒng) (PMIS) 使項(xiàng)目專業(yè)人員能夠在其生命周期的所有階段輕松規(guī)劃和跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度。

一個(gè)好的 PMIS 將從各種來(lái)源、電子表格和系統(tǒng)收集所有項(xiàng)目數(shù)據(jù)和信息，作為項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)所有項(xiàng)目數(shù)據(jù)的一個(gè)來(lái)源。有時(shí)個(gè)人會(huì)將文檔中心錯(cuò)誤地描繪為項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，但它應(yīng)該不僅僅是項(xiàng)目文件和文檔的集合。

二、6 個(gè)關(guān)鍵的 PMIS 特性和功能
選擇 PMIS 的要求將根據(jù)組織的運(yùn)營(yíng)要求而有所不同。 同樣，大多數(shù)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)在范圍、設(shè)計(jì)和提供的功能方面各不相同，但在選擇 PMIS 系統(tǒng)時(shí)，它至少具有以下六個(gè)特點(diǎn)和功能很重要：

1）規(guī)劃與調(diào)度
無(wú)論是通過(guò)內(nèi)置的調(diào)度功能還是通過(guò)與 Microsoft Project 或 Oracle Primavera P6 等調(diào)度應(yīng)用程序的內(nèi)置集成，PMIS 都將能夠計(jì)劃和計(jì)算項(xiàng)目的進(jìn)度及其關(guān)鍵路徑。 PMIS 將能夠創(chuàng)建或?qū)腠?xiàng)目的特定時(shí)間表，以及定義范圍基線。
2）預(yù)算和估算
優(yōu)質(zhì)的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)能夠?qū)㈨?xiàng)目成本與單個(gè)任務(wù)或項(xiàng)目相關(guān)聯(lián)，以生成更準(zhǔn)確的預(yù)算估算。 PMIS 需要結(jié)合項(xiàng)目成本估算、預(yù)測(cè)、成本數(shù)據(jù)和進(jìn)度信息，以確定準(zhǔn)確的項(xiàng)目進(jìn)度和績(jī)效。 將這些數(shù)據(jù)集中在一個(gè)系統(tǒng)中，可以通過(guò)計(jì)劃、估計(jì)和控制項(xiàng)目預(yù)算的過(guò)程來(lái)管理項(xiàng)目成本； 它與下面的成本管理和項(xiàng)目績(jī)效密切相關(guān)。
3）資源與采購(gòu)管理
PMIS 具有管理整個(gè)采購(gòu)流程的功能很重要，因?yàn)橘Y源和采購(gòu)項(xiàng)目占項(xiàng)目成本和初步預(yù)算的很大一部分。
4）成本管理和項(xiàng)目績(jī)效
可靠的 PMIS 使項(xiàng)目經(jīng)理能夠控制項(xiàng)目成本和績(jī)效。 它將允許根據(jù)計(jì)劃的數(shù)據(jù)更改將現(xiàn)有計(jì)劃更新為實(shí)際情況，并在跟蹤和管理所有項(xiàng)目更改的同時(shí)向他們提供假設(shè)情景。

計(jì)劃價(jià)值、掙值和實(shí)際成本允許計(jì)算額外的項(xiàng)目?jī)r(jià)值，從預(yù)算角度或從進(jìn)度角度指示項(xiàng)目的當(dāng)前狀態(tài)和績(jī)效。

使用上述值，項(xiàng)目經(jīng)理還可以使用以下估計(jì)完成時(shí)間 (ETC)、估計(jì)完成時(shí)間 (EAC)、完成差異 (VAC) 和完成績(jī)效確定項(xiàng)目的當(dāng)前狀態(tài)，直到項(xiàng)目結(jié)束 指數(shù)（TCPI）。
5）進(jìn)度報(bào)告
內(nèi)置的項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告對(duì)于節(jié)省項(xiàng)目經(jīng)理的時(shí)間至關(guān)重要，同時(shí)為他們提供必要的工具來(lái)創(chuàng)建和發(fā)送針對(duì)不同受眾（無(wú)論是團(tuán)隊(duì)成員還是利益相關(guān)者）量身定制的報(bào)告。 PMIS 將能夠創(chuàng)建和共享收集和分析數(shù)據(jù)的報(bào)告。
6）數(shù)據(jù)與系統(tǒng)集成
對(duì)于項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，將所有項(xiàng)目數(shù)據(jù)整合在一起以消除數(shù)據(jù)孤島非常重要。 PMIS 需要能夠與其他應(yīng)用程序或軟件系統(tǒng)（即工資單、庫(kù)存、ERP、Primavera P6 等調(diào)度系統(tǒng)等）集成。 這種系統(tǒng)集成允許訪問(wèn)來(lái)自不同項(xiàng)目的數(shù)據(jù)以進(jìn)行多項(xiàng)目分析，并彌合將所有項(xiàng)目信息集中在一個(gè)地方所需的系統(tǒng)和應(yīng)用程序之間的差距。

三、要點(diǎn)
項(xiàng)目組織必須選擇 PMIS（如 ARES PRISM）來(lái)幫助管理他們的數(shù)據(jù)和項(xiàng)目信息，以節(jié)省時(shí)間、金錢并避免手動(dòng)數(shù)據(jù)復(fù)制工作中的風(fēng)險(xiǎn)。 我們知道，收集、組織和分析項(xiàng)目信息對(duì)于按時(shí)按預(yù)算交付項(xiàng)目至關(guān)重要。 在尋找項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)時(shí)，一定要考慮一個(gè)可以快速實(shí)施的解決方案，以便迅速看到投資回報(bào)，以及一個(gè)可擴(kuò)展的工具，可以與您的組織一起發(fā)展。

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