項(xiàng)目無處不在，無論您是計(jì)劃環(huán)球旅行、裝飾圣誕樹還是驗(yàn)證新的疫苗生產(chǎn)線。 因此，我們都是項(xiàng)目經(jīng)理，但有些項(xiàng)目需要更多文檔化和結(jié)構(gòu)化的方法。 下面，我們重點(diǎn)介紹一些可能在您的項(xiàng)目中使用的標(biāo)準(zhǔn)文檔和工具。 目標(biāo)不是為每個(gè)工具提供完整詳細(xì)的教程，而是展示它們的用途和使用的良好實(shí)踐。

一、什么是項(xiàng)目章程？
項(xiàng)目章程是每個(gè)項(xiàng)目的必備條件。 由項(xiàng)目發(fā)起人在項(xiàng)目初期起草，正式授權(quán)項(xiàng)目，任命項(xiàng)目經(jīng)理，并賦予其繼續(xù)進(jìn)行的權(quán)力。

項(xiàng)目章程簡(jiǎn)潔明了，最好是一頁或一張幻燈片。

它充當(dāng)項(xiàng)目發(fā)起人、利益相關(guān)者和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)之間的合同，并提供對(duì)預(yù)期結(jié)果的愿景和共同理解。

項(xiàng)目章程規(guī)定了工作范圍、關(guān)鍵假設(shè)、依賴關(guān)系、利益相關(guān)者、項(xiàng)目收益和風(fēng)險(xiǎn)、可交付成果、時(shí)間表和里程碑。 因此，它可以作為整個(gè)項(xiàng)目的參考點(diǎn)，并且可以在狀態(tài)會(huì)議中參考。

二、什么是利益相關(guān)者登記冊(cè)？
利益相關(guān)者登記冊(cè)跟蹤所有相關(guān)方并包含他們的所有聯(lián)系方式。 管理項(xiàng)目意味著在完成項(xiàng)目之前、期間和之后了解誰參與并受到影響（直接或間接）。

但是，包含更多信息可能會(huì)為該寄存器提供附加值。 通過記錄利益相關(guān)者的項(xiàng)目以及兩個(gè)項(xiàng)目可能對(duì)彼此產(chǎn)生的興趣、影響或影響。 您可能會(huì)發(fā)現(xiàn)共同點(diǎn)或提出問題，從而導(dǎo)致預(yù)訂定期會(huì)議以保持聯(lián)系并在范圍變更/偏差或問題的情況下保持一致。

三、什么是 RACI 矩陣？
您可以使用 RACI 矩陣來闡明每個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的每個(gè)任務(wù)、可交付成果或行動(dòng)的角色和職責(zé)。

RACI 是以下的首字母縮寫詞：
1）責(zé)任人：活動(dòng)的所有者。從事工作并確保完成任務(wù)的人

2）負(fù)責(zé)人：確保正確和徹底完成可交付成果或任務(wù)的人（簽署負(fù)責(zé)人提供的工作）

3）咨詢：需要輸入時(shí)可以聯(lián)系的主題專家

4）通知：項(xiàng)目經(jīng)理將與誰聯(lián)系以討論進(jìn)度或問題

除了對(duì)項(xiàng)目參與者及其角色的概述之外，它還優(yōu)化了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。例如，分配給同一個(gè)人（“R”）的任務(wù)過多可能表示工作超負(fù)荷； “廚房里的廚師太多”（“A”）會(huì)阻礙事情的進(jìn)展。

此外，它可以幫助澄清先前就誰應(yīng)該做什么而達(dá)成的協(xié)議。

對(duì)于會(huì)議的規(guī)劃，它有助于定義概念（頭腦風(fēng)暴、每日會(huì)議）和時(shí)間間隔（即，“R”可能需要每日會(huì)議，“I”則不需要）。

四、什么是操作日志？
操作日志是項(xiàng)目期間需要完成的項(xiàng)目列表。 它是一份活文件，您可以使用它。 可以在項(xiàng)目的整個(gè)生命周期中更改或添加。

操作日志項(xiàng)是分配給對(duì)其完成負(fù)責(zé)的所有者的事件、任務(wù)或活動(dòng)。 可以添加與每個(gè)項(xiàng)目相關(guān)聯(lián)的截止日期、優(yōu)先級(jí)或狀態(tài)以增加此日志的功能。 這樣，該文件不僅是所有打開操作的概述，還可以用作跟蹤工具或幫助準(zhǔn)備/定義項(xiàng)目會(huì)議議程。

通過與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)共享文件，所有操作的所有者可以更新操作項(xiàng)的狀態(tài)或進(jìn)度。

五、什么是問題日志？
與操作日志一樣，問題日志是描述項(xiàng)目期間遇到的問題和提供的解決方案的項(xiàng)目列表。

問題可以是直接影響項(xiàng)目時(shí)間表或績(jī)效的行動(dòng)或決定的任何障礙或意外或意外后果。

可以添加與每個(gè)項(xiàng)目相關(guān)聯(lián)的檢測(cè)日期、截止日期、優(yōu)先級(jí)或狀態(tài)以增加日志的功能。 這樣，該文件不僅僅是對(duì)所有問題的概述，還可以作為跟蹤工具或幫助準(zhǔn)備/定義項(xiàng)目會(huì)議議程。

六、什么是甘特圖？
項(xiàng)目甘特圖是項(xiàng)目及其不同階段的直觀表示。

該圖表在縱軸上投影任務(wù)或里程碑，在橫軸上投影時(shí)間間隔。 通過為每項(xiàng)任務(wù)添加持續(xù)時(shí)間并分配依賴項(xiàng)和前置任務(wù)，項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑會(huì)脫穎而出，您可以對(duì)項(xiàng)目的時(shí)間線做出現(xiàn)實(shí)的估計(jì)。

盡管向圖表添加詳細(xì)信息（例如資源或進(jìn)度）可以讓您安心并幫助組織您的想法，但通常會(huì)導(dǎo)致大型、高維護(hù)且復(fù)雜的圖表缺乏概覽。

通常最好創(chuàng)建僅包含高級(jí)任務(wù)和里程碑的甘特圖。

七、什么是資源計(jì)劃？
資源計(jì)劃是一種管理可用資源的工具。 它列出了每個(gè)資源的所有任務(wù)，并分配了完成該（部分）任務(wù)的工期。 資源計(jì)劃允許您直觀地評(píng)估資源的工作負(fù)載并決定是否可以為該資源添加更多任務(wù)或請(qǐng)求更多資源。

它可以每周或每月設(shè)置，還可以具有估算項(xiàng)目總成本的功能。 為了從計(jì)劃中充分受益，您應(yīng)該將此文件與可用性記錄集成，其中記錄了每個(gè)資源的可用性（假期、年假、病假、其他項(xiàng)目）。

八、什么是失效模式和影響分析 (FMEA)？
管理項(xiàng)目的一部分是預(yù)測(cè)和降低風(fēng)險(xiǎn)。執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)分析的常用工具是故障模式影響分析 (FMEA)。 FMEA 的結(jié)果是風(fēng)險(xiǎn)優(yōu)先級(jí)數(shù) (RPN)，它是相對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的量化，可讓您確定行動(dòng)的優(yōu)先級(jí)。

RPN 是 3 個(gè)參數(shù)分?jǐn)?shù)的乘積：

嚴(yán)重性（故障的特定影響）

發(fā)生的可能性（失敗的原因）

可檢測(cè)性（故障本身或其影響的）

高 RPN 表示風(fēng)險(xiǎn)太高，您需要采取緩解措施來降低故障的嚴(yán)重性，防止或減少發(fā)生，或增加可檢測(cè)性。定義緩解措施后，您可以計(jì)算第二個(gè) RPN，表明現(xiàn)在可以更好地控制風(fēng)險(xiǎn)（希望如此）。

當(dāng)您執(zhí)行 FMEA 時(shí)，分?jǐn)?shù)的基本原理至關(guān)重要。你如何評(píng)價(jià)這些參數(shù)？而且，更重要的是，不可接受風(fēng)險(xiǎn)的臨界值是多少？使用 1-3 或 1-5 的分?jǐn)?shù)，甚至是非量化的低-中-高，都可以，只要明確特定參數(shù)的特定分?jǐn)?shù)意味著什么。此外，F(xiàn)MEA 應(yīng)該按領(lǐng)域（質(zhì)量、安全、業(yè)務(wù)……）執(zhí)行，因?yàn)槊總€(gè)領(lǐng)域的評(píng)分理由都不同。

九、總結(jié)
將項(xiàng)目管理的經(jīng)驗(yàn)移植到醫(yī)藥行業(yè)，可以取得事半功倍的效果。如您仍有疑問，歡迎聯(lián)系南京速優(yōu)云，我司的低代碼平臺(tái)+定制的方案一定會(huì)讓您耳目一新！

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